Dossiers de financement européen : une application produit les pièces justificatives à la place des équipes.

Le besoin

Une association nationale de soutien scolaire finance une partie de ses programmes par des fonds européens. Chaque dossier exige des pièces par élève (positionnement, bilan, feuilles de présence, attestation de sortie), puis un export au format exact imposé par l'organisme financeur.

Environ 300 dossiers, six documents par élève, et tout se faisait à la main.

Ce qu'on a fait

• Former d'abord. Quatre jours de formation Claude pour l'équipe, centrés sur ses propres sujets : tutorat, bilans, relances, recherche de financements.
• Construire une application dédiée. Import des données en CSV, génération automatique des documents Word avec le bon modèle selon l'assiduité de l'élève, export strictement identique à l'annexe réglementaire, archivage des justificatifs.
• Sécuriser avant de livrer. Audit de sécurité, corrections et tests automatisés avant la clôture.
• Inscrire le chantier dans une feuille de route. Un accompagnement mensuel qui traite les sujets un par un : plateforme métier, financements, administration et finance, communication, ressources humaines.

Le résultat

• Application livrée, clôturée et utilisée sur une première campagne de dossiers.
• Un export conforme à l'annexe réglementaire, colonne par colonne.
• Des pièces justificatives générées et archivées automatiquement, avec le bon modèle pour chaque élève.
• Deux chantiers de la feuille de route déjà clos, dont les tests automatisés de la plateforme métier de l'association.